名刺を管理する方法は？アナログ式とデジタル式のメリットや外注サービスを紹介

交換する度に増えていく名刺。数枚・数十枚なら探すのにも困りませんが、何十枚・何百枚と溜まってくると、管理に苦労しますよね。

この記事では、名刺を紙媒体で管理するアナログ式、データで管理するデジタル式の管理方法について解説しています。それぞれの管理方法やメリット、デメリットについて解説しています。

アナログ式で管理

アナログ式で管理する方法やメリット・デメリット、どんな方向けかについて解説していきます。

アナログで管理する方法3つ

アナログで管理する方法は「➀名刺ホルダー」「②名刺ケース」「③ノート」の3つです。それぞれの特徴について解説していきます。

➀名刺ホルダー

名刺ホルダーには、「ファイル式」「バインダー式」「回転式」の3つの種類があります。

ファイル式は、本のような形状で、透明ポケットに名刺を収納するタイプです。本のような形状なので、棚やバッグにしまいやすいのが特徴です。数百枚収納できるものもあり、百円ショップなどで手軽に購入できます。

1ページに複数枚を収納できるタイプや1枚ずつ収納するタイプがあります。インデックスや仕切りがついているものもあり、整理しやすいのが特徴です。

バインダー式は、リフィル（名刺を収納する透明のポケット）を入れ替えられるタイプのものです。ファイル式よりも多くの名刺を収納でき、リフィルの取り外しができるのが特徴です。名刺の入れ替え頻繁に行う場合に重宝される収納方法です。

あまり馴染みがないですが、回転式というタイプもあります。360度回転させて名刺を探すタイプの名刺ホルダーで、卓上に置いて使うことができます。

100～500枚ほどの名刺を収納できるものが多く、大量の名刺を整理するのに適しています。インデックスも付いており、アルファベット順などで分けて整理することができます。

②名刺ケース

クリアポケットに名刺を収納する方法の他に、ボックスに入れて名刺を管理する方法もあります。1枚1枚ファイルに差し込む手間がなく、数千枚を保管できる超大容量のタイプもあります。

インデックスを活用して50音順や企業、業種別などに分けることもできます。

③ノート

ノートに直接名刺を貼りつけて管理する方法もあります。1枚1枚貼る手間はかかりますが、貼った名刺の余白などに自由にメモ書きできるので、「この人のあの時この話をした」など思い出す際に便利です。

名刺を直接ノートの貼りつけることに抵抗がある方は、別途ノートに直接貼れるリフィルを購入して貼り付けるのもおすすめです。

メリットとデメリット

アナログで管理するメリットとデメリットをそれぞれ記載します。

アナログで管理する場合、この後に解説するデジタル管理よりも比較的コストをかけずに管理することができます。容量や使い勝手の良さなどこだわりがなければ、百円ショップで手軽に手に入れることができるのも利点の1つです。

また、きちんと仕訳けて管理することにより、箱に入れて保管するよりもスムーズに名刺を探すことができます。数百枚、数千枚の中から探すのは仕訳けてあったとしても大変ですが、枚数が数枚～数十枚の場合は効率的に探し出すことができます。

デメリットとしては、以下の4つが挙げられます。

ファイルやボックスなどで物理的に管理する場合、紛失するリスクがあります。紛失すれば情報漏洩になりかねないので、徹底した管理をする必要があります。

また、社内での情報共有がしづらい点もデメリットです。少人数の会社であれば手渡しで共有できますが、人数が増えるとスムーズな共有が難しくなります。

そのほか、名刺を持ち運ぶのには不向きのため、外出先では名刺情報を確認できない、枚数が増えるにつれて名刺を探しづらくなるという点もデメリットとして挙げられます。

こんな人におすすめ

名刺をアナログで管理する場合は、こんな人におすすめです。

「パソコンやスマホで管理するのは面倒くさい。でも、名刺を探すときに手間だからある程度仕訳けておきたい」という方はアナログで管理するのがおすすめです。

また、名刺の枚数が少なく、今後もそれほど名刺交換をする予定がないという方も、名刺ファイルなどで管理すると良いでしょう。

デジタル管理は月額コストがかかる場合もあるので、多少手間がかかっても費用を抑えたいという方や、手書きのメモを併用したいという方もアナログで管理するのがおすすめです。

デジタル式で管理

デジタル式で管理する方法やメリット・デメリット、どんな方向けの管理方法かについて解説していきます。

デジタル式で管理する方法3つ

デジタルで管理する方法は「➀名刺管理ソフト・アプリ」「②エクセル」「③外注」の3つです。それぞれの特徴について解説していきます。

➀名刺管理ソフト・アプリ

名刺管理ソフトとは、スキャナーやスマートフォンで名刺情報を読み取り、データ化してパソコンで管理するためのツールです。

データ化された情報は「会社名」「所属部署」「役職」「氏名」など、項目ごとに分類して管理されるため、検索も簡単に行うことができます。

名刺情報がデータ化されるので、社内での共有もスムーズにできる利便性もあります。別途スキャナーの購入が必要な場合や、情報が外部に漏れないよう、きちんとセキュリティ対策がとられているソフトを選ぶ必要があります。

名刺管理アプリは、仕組みは名刺管理ソフトとほぼ同じです。異なる点は、アプリのため主にスマートフォンで名刺の管理をしたい人向けに設計されている点です。スマホで読み取るためスキャナーを別途用意する手間がなく、手軽に使えるのが特徴です。

おすすめの名刺管理アプリ・ソフトについては、以下の記事で詳しく解説しています。

②エクセル

名刺の情報をエクセルやGoogleスプレッドシートなどで管理する方法もあります。「名刺をデータで管理したいけど、高額な月額料金をかけたくない」という方におすすめの方法です。

ただし、名刺の情報を1つ1つ見ながら入力する必要があるので、正確なタイピングときちんと管理できる人員を確保する必要があります。

名刺の入力に人員を割けないという方は、データ入力を外注するという方法もあります。データ入力業者比較サービスEMEAO!なら完全無料で【データ入力】業者に一括お問い合わせし、条件に合う優良業者をスピーディーに選定してくれます。

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③外注

名刺管理を外注する方法もあります。外注する場合は、紙の名刺を郵送するパターンと、自社に引き取りに来てもらうパターンなどがあります。

名刺のスキャンやデータの管理を外部に任せるため、月や年単位のコストがかかります。外注する場合の価格は、管理する名刺の枚数や、共有するユーザー数などにより変動するのが一般的です。

メリットとデメリット

デジタル管理のメリットは以下の4つです。

アナログ式とは異なり、数百枚・数千枚とあっても比較的簡単に名刺を検索して情報を探し出すことができます。また、データとしていつでも持ち運ぶことができ、商談などの外出先でも名刺情報を確認することができます。

また、データで管理できるので、社内での共有がスムーズになります。物理的な保管場所が不要となり、デスク周りをスッキリさせることができるというメリットもあります。

デメリットとしては、以下の2点が挙げられます。

 アナログ式と比べるとコストがかかる点が挙げられます。特に、外注する場合は月や年単位で数千円～数万円の費用がかかることが多いです。また、名刺管理ツールを利用する場合は名刺をスキャン・撮影する手間がかかります。

こんな人におすすめ

名刺をデジタル管理するのに向いているのは、以下のような方です。

名刺をデジタル管理することで、名刺探しの手間を省くことができます。パソコンやスマホの操作に抵抗がなく、すぐに名刺を検索したい方や、社内で迅速に情報共有をしたい方におすすめの管理方法です。

大量の名刺を扱う方や、外出先でも名刺を確認したい方にも適した管理方法です。デスク周りを整理でき、紙での管理の煩雑さから解放されるため、業務の効率化にも繋がります。

おすすめの外注サービス

名刺管理を外注できるおすすめの業者を2つ紹介します。どちらも手元にある大量の名刺を郵送で送ればデータ化してくれる便利なサービスです。「自分でスキャンするのが面倒」という方は、ぜひチェックしてみてください。

メイシー

「メイシー」は業界でも最安値水準の名刺管理サービスです。月額2,178円で、ユーザー数に制限なく利用できます。名刺のデータ入力は1枚あたり約27円、スキャンは1枚あたり11円で、最大2,500枚まで保存可能です。

料金の目安はそれぞれ以下のとおりです（以下の料金に加えて、月額2,178円がかかります）。

＜スキャンまでしてもらう場合＞
100枚…4,400円
500枚…19,800円
2,500枚…96,800円
5,000枚…193,050円

＜スキャンは自分でする場合＞
100枚…2,750円
500枚…13,750円
2,500枚…68,750円
5,000枚…137,500円
※税込み

自分でデータをスキャンする場合はスキャン料金の支払いが不要になるなど、料金体系が明確なのも嬉しいポイントです。料金の見積もりはサイト上で簡単に行うことができ、セキュリティも整備されているため、安心して利用できるのも魅力です。

名刺ポケット

「名刺ポケット」は、名刺を送るだけで専任スタッフがスキャンし、データ化した情報をGoogleドライブに共有してくれるサービスです。名刺1枚あたり30円（税別）で、郵送または奈良県にある事務所に持参する方法があります。

初めての方向けに名刺10枚までの無料トライアルも実施しています。名刺の返却を希望する場合は、別途手数料を支払えば対応してくれます。料金の目安はそれぞれ以下のとおりです。

＜名刺返却なしの場合＞
50枚…1,500円
100枚…3,000円
500枚…15,000円
＜名刺返却ありの場合＞
50枚…3,500円
100枚…6,000円
500枚…26,000円

それ以上の枚数も対応しているので、一度問い合わせてみると良いでしょう。

まとめ

名刺管理にはアナログとデジタルの2つの方法があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。アナログ管理は低コストで、少ない枚数の名刺を整理したい方に適した管理法です。

アナログ管理は名刺ホルダーやケースを使って手軽に管理でき、手書きメモを併用することも可能ですが、紛失のリスクや検索の手間、社内での情報共有が難しい点がデメリットです。

デジタル管理は名刺の検索や共有が簡単で、外出先でもスマートフォンやPCで名刺情報を確認できます。また、デスク周りがスッキリし、整理整頓がしやすくなります。コストがかかり、スキャンや入力作業が手間となるといったデメリットがあります。

簡単に利用できる名刺管理ソフトやアプリ、郵送してスキャンやデータ処理を丸投げできる外注サービスもあります。